Програма для обліку товарів: автоматизація магазину з CRM Shop

Поки замовлень небагато, склад можна вести в Excel чи нотатках. Але щойно черга на касі росте, а продавці плутають розміри й залишки — потрібна окрема програма для обліку товарів. У цій статті розберемо, що має вміти така система для українського магазину, і покажемо на прикладі функціоналу CRM Shop: від єдиного каталогу до онлайн-вітрини, QR-продажів і аналітики. Повний перелік можливостей зібрано в розділі функціонал, а тарифи — на сторінці тарифів.

Навіщо магазину окрема програма обліку

Ручний облік у таблицях має три типові болі: дані розходяться між продавцями, замовлення губляться в чатах, а рутина забирає час, який мав би йти на продажі. CRM-програма прибирає це системно — усі операції з товаром і замовленням відбуваються в одному кабінеті, а не в пʼяти вкладках і блокнотах.

Головна перевага — один стандарт обліку для всієї команди: єдині картки товарів, однакові залишки в реальному часі та прозора історія дій. Власник бачить повну картину бізнесу, а продавець — чіткі робочі розділи без доступу до фінансів і налаштувань тарифу.

Облік товарів: єдиний каталог замість таблиць

Основа системи — повноцінний каталог із картками товарів, де зібрані фото, ціни, кольори, розміри та кількість на складі. Команда швидко знаходить позиції через категорії та фільтри й не дублює дані між чатами та файлами. Редагування картки займає секунди, а не «оновлю таблицю, коли буде час».

Окремо ведеться кастомізація довідників: розміри, кольори та параметри налаштовуються під ваш формат роботи. CRM адаптується під процеси бізнесу, а не навпаки — тож новому продавцю простіше заповнювати картки за єдиними правилами.

Онлайн-вітрина, що оновлюється автоматично

Від тарифу Growth каталог автоматично живить публічну онлайн-вітрину: товари та залишки підтягуються з тієї ж бази CRM, без дублювання в окремій системі. Ви отримуєте власне посилання на магазин — ділитесь ним у Instagram, Telegram чи будь-де. Замовлення з сайту одразу потрапляють у ваш облік разом із контактами покупця.

Якщо ви ще не запускали вітрину, прочитайте окрему інструкцію — як створити інтернет-магазин безкоштовно. А про вибір системи саме під соцмережі ми писали у статті про CRM для Instagram-магазину.

QR-продажі та швидка каса

Для кожної позиції система формує QR-код. Продавець сканує його — і оформлює продаж за два кліки, без ручного вводу назв і цін. Залишки списуються автоматично, помилок менше, а черга на касі стає коротшою. Це працює навіть для офлайн-точки без Instagram.

Журнал продажів і аналітика

Розділ продажів показує виручку, прибуток і середній чек за обраний період з фільтрами за каналами та датами. Дашборд аналітики агрегує ключові KPI: вартість складу, структуру категорій і проблемні позиції за дефіцитом. Власник приймає управлінські рішення на основі цифр, а не відчуттів.

Поруч працює історія продажів і змін: видно, хто продав, коли й що змінив у картці. Окремий лог закупівельних цін і залишків по партіях дає прозорість маржі та надійну базу для фінансового аналізу.

Ролі продавців і команда

Кожен працівник діє в межах своєї ролі: продавець бачить лише робочі розділи — касу, каталог і замовлення — без доступу до тарифу та системних налаштувань. Власник керує правами й складом команди. Підключення нового продавця займає хвилини: достатньо надіслати запрошення, без довгого онбордингу.

Нова Пошта та доставка

Для України критична швидка робота з доставкою. У CRM Shop вставляєте дані клієнта одним блоком тексту — система сама визначає місто та відділення Нової Пошти. Не потрібно копіювати поля з чату вручну, оформлення займає до хвилини.

Можливості CRM Shop коротко

Кому підходить

CRM Shop створений під Instagram-магазини, офлайн-точки та малий e-commerce в Україні. Система працює в браузері й додається на телефон як PWA — окремий додаток встановлювати не потрібно. На старті доступні 14 днів повного доступу без картки, далі тарифи від 399 грн на місяць. Що кажуть магазини з різних міст — на сторінці відгуків.

Часті запитання